Doklady a udalosti v sklade (inventúra, príjem, výdaj, faktúry)

inventúra, príjemka, výdajka, objednávka, faktúra

Zásoby tovaru a ich zmena sa v sklade eviduje cez doklady.

Inventúra = stav zásob
-> použije sa úplne na začiatku pre zadanie počiatočného stavu zásob
- všetky zásoby treba dať na jeden spoločný doklad
- počas roka sa používa iba na revíziu stavu zásob

Príjemka = zvýšenie zásob
-> zadáva sa príjem tovaru na sklad
- podľa dodacieho listu zadáte množstvo, celkovú alebo jednotkovú cenu, môžete aj dátum exspirácie

*) priamo z príjemky možno vytvoriť doklad Faktúra -> pre evidenciu splatnosti a uhradenosti prijatého tovaru

Výdajka = zníženie zásob
-> zadáva sa výdaj tovaru zo skladu
- zadávajte reálne vydávané množstvo, aj keď ide o odchýlenie sa od normovacieho hárku
- pre výdaj treba používať reálne ceny tovaru z konkrétnych príjmov - podľa aktuálnych zásob v sklade

Objednávka -> nepovinné
- dá sa použiť na predbežné zistenie potreby surovín podľa stavu zásob


ČASOVÁ NÁSLEDNOSŤ DOKLADOV

Najdôležitejšie u dokladov je dodržiavať ich časovú následnosť - všetky doklady s vplyvom na zásoby treba zadávať v správnom, t.j. v reálnom časovom poradí.
Pri začínaní so skladom musí byť ako prvá vždy inventúra, následne príjemky a výdajky. Na dokladoch sa zadáva účtovný dátum = deň realizácie.

• ak potrebujete zadať inventúru aj počas roka:
  ----> je potrebné správne vyplniť časové vymedzenie v rámci dňa - 'začiatok' alebo 'koniec' dňa - s ohľadom na ostatné doklady v tom dni


• ak nestihnete zadať príjemku / výdajku presne v konkrétny deň, ktorého sa týka:
  ----> je nutné ako účtovný dátum zadať reálny deň príjmu/výdaja, ku ktorému doklady prislúchajú
  - ak ide o viac dokladov, treba dodržať chronologické poradie


• ak potrebujete niečo zmeniť na staršom doklade - napr. iné množstvo, inú cenu, zmazať položku:
  ----> treba následne rozklinúť a pozrieť všetky doklady s neskorším účtovným dátumom a opraviť čo treba
  - postupovať treba v chronologicky, t.j. v časovom slede od najstaršieho

KDE SA NACHÁDZAJÚ DOKLADY

V časti 'Sklad' v záložke horného menu 'Doklady, Udalosti':

---- dajú sa tu manuálne vytvárať nové doklady -> cez zelené tlačidlá
---- editovať / upravovať obsah už vytvorených dokladov - treba kliknúť na konkrétny doklad (modrý názov)
---- zobraziť / skryť zmazané doklady - cez tlačidlo v hornom menu 'Zmazané'
---- zmazať / obnoviť doklady - tlačidlo pre vymazanie / obnovenie je v samotnom doklade (v dolnej časti)

NASTAVENIA PRE DOKLADY

Niektoré veci pre doklady, napr. číslovanie, sa dajú nastaviť centrálne a automaticky - Užitočné všeobecné nastavenia pre doklady v sklade.


AKO SA VYTVÁRAJÚ DOKLADY

---- doklad sa dá vytvoriť manuálne, kópiou iného dokladu alebo automaticky
---- údaje o položke zaznamenané v doklade sa prenesú na skladovú kartu položky; skladová karta obsahuje jednotlivé doklady, na ktorých sa daná položka vyskytuje; v oboch častiach sa dá doklad otvoriť a v prípade potreby aj dodatočne upraviť

MANUÁLNE

- v časti 'Pridať nový záznam' kliknutím na zelené tlačidlo požadovaného dokladu
- cez tlačidlo 'Pridať položku' sa pridávajú riadky do dokladu a vyberajú sa položky zo skladu
- treba zadať množstvo a cenu
---- cenu na príjemke treba zadať iba jednu (buď iba jednotkovú alebo iba celkovú)
---- cena na výdajke sa vyberá cez detail = podľa toho, z ktorej konkrétnej zásoby (ktorého príjmu) tovar vydávate

AUTOMATICKY

faktúra z príjemky
---- z jednej alebo viacerých príjemiek naraz sa dá vytvoriť spoločná faktúra (* prípadne aj naopak - príjemka z faktúry)
- priamo v doklade je vľavo dole tlačidlo na vytvorenie súvisiaceho dokladu
- podrobnejšie pozrite - Faktúra

výdajka / objednávka
---- v prípade, že máte jedálny lístok vytváraný z oficiálnych receptúr
- v časti 'Prehľady' -> 'Potraviny' - je na výber deň, jedlo dňa, možnosť použiť reálne počty objednávok alebo zadať vlastné počty ... a tlačidlo na prenos do skladu = doklad bude obsahovať potrebu množstva tovaru
- k tlačidlu sa dostanete z úvodnej obrazovky - 'Potraviny' alebo zo skladu cez záložku 'Požiadavka' v hornom menu
- podrobnejšie pozrite - Výdajka

KÓPIOU INÉHO DOKLADU

---- v zozname dokladov treba najprv vyznačiť riadok dokladu (1.) a potom kliknúť na zelené tlačidlo (2.)
- otvorí sa zvolený typ dokladu s už vyplnenými položkami - môžete upraviť čo potrebujete

ĎALŠIE MOŽNOSTI V ZOZNAME DOKLADOV

a) filter pre typ dokladu a dodávateľov
b) zotriedenie zostupne alebo vzostupne podľa vybratého stĺpca - kliknutím na názov stĺpca
c) zobraziť / skryť stĺpce
d) zobraziť iný počet desatinných miest
e) exportovať do excelu
f) vytlačiť doklad

ÚPRAVA VYTVORENÉHO DOKLADU

Pre úpravu dokladu stačí doklad otvoriť kliknutím na názov, upraviť čo potrebujete a nakoniec uložiť tlačidlom 'Uložiť' (vpravo dole).

Dôležité:
Ak ste upravovali nejakú príjemku alebo výdajku spätne, keď už boli vytvorené neskôr iné výdajky, je nutné otvoriť všetky nasledujúce výdajky a skontrolovať / opraviť výdaj .... mohla sa totiž zmeniť jednotková cena alebo aj celková zásoba položky ... v závislosti od zmien, ktoré ste urobili spätne.
Nezabudnite tiež, že zmeny v dokladoch spätne do uplynulých mesiacov majú dopad na mesačné uzávierky.

VYMAZANIE DOKLADU:

'Vymazať záznam' = tlačidlo pre vymazanie celého dokladu sa nachádza priamo v doklade - vpravo dole.
!!! Pozor na vymazávanie starších dokladov, na ktoré už sú naviazané ďalšie (nemôžete zmazať príjemku, keď už máte z nej vydávaný tovar).
Takéto doklady nemažte.

Položky v dokladoch je možné vymazať jednotlivo cez 'X' na konci riadku.
!!! Tiež ale pozor na situácie, keď už máte v systéme zadané ďalšie súvisiace výdajky. Treba vždy prejsť všetky časovo nasledujúce výdajky a overiť správne ceny a zásoby.

Zmazané doklady sa štandardne nenachádzajú v zozname dokladov, pre ich zobrazenie si prepnite v hornom menu na 'Zmazané' alebo 'Všetky'
Zmazaný doklad je odlíšený - je v sivom riadku a text je prečiarknutý.

Zmazaný doklad je možné obnoviť .
'Obnoviť záznam' = tlačidlo pre obnovenie celého dokladu sa nachádza priamo v doklade - vpravo dole.

Dôležité:

Pri mazaní a obnovovaní dokladov je potrebné si uvedomiť, že vymazané / znovuzadané množstvo a cena tovaru vplývajú na stav zásob v jednotlivých časových úsekoch.
Preto vždy po takejto úprave si treba prejsť a skontrolovať všetky neskoršie doklady, pretože sa s veľkou pravdepodobnosťou zmenili aj ceny aj zásoby.

Poznámka pre CZ používateľov ku skladovému hospodárstvu

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň